为做好北京国家图书馆事业发展基金会（以下简称“本会”）资助项目管理工作，依据《北京国家图书馆事业发展基金会项目管理办法（试行）》等制度，制定本指南。

一、立项阶段

项目立项前，项目申请单位与本会秘书处项目部就拟申请项目的具体情况进行沟通，达成一致意见后提交《项目申请书》（附件1）报秘书长进行项目立项预审批。预审批通过后，根据项目具体情况填写《资助协议》（附件2）有关信息交由双方律师审阅，《资助协议》一般性条款原则上不作调整。

本会秘书处项目、财务、综合等部门对上述材料正式审核并出具意见后，由项目部起草报文并附《项目申请书》《资助协议》等材料提交本会决策层审批。原则上超过50万元的资助项目应当经理事会审议；超过100万元的资助项目可邀请财务专家审核预算，必要时也可组织专家或委托外部评估机构进行立项评估，并提出明确的评估意见或形成项目立项评估报告。审批通过后，项目部起草《项目资助通知书》（附件3）并履行审批流程，同时将律师审阅通过后的《资助协议》履行合同审批流程。审批通过后，双方正式签署《资助协议》并向项目执行单位出具《项目资助通知书》。

二、实施阶段

项目执行单位根据《资助协议》约定金额开具符合要求的首付款捐赠票据。项目部根据《资助协议》及捐赠票据等文件填写《报账清单》,履行财务报账手续，支付资助项目首付款。

本会资助项目责任到人，具体负责项目的组织实施，定期了解项目执行和进展情况，并督促项目执行单位及时收集项目实施过程中取得成果的支撑材料，在项目结项验收时作为项目档案提交。

项目执行单位应当根据项目规划做好实施工作，定期就项目进展情况与本会秘书处进行沟通，并在项目结束时及时提交结项报告；周期较长的项目还应当做好阶段性总结或年度总结。

三、结项阶段

资助项目应当按照资助协议约定的期限执行完毕并办理结项手续。项目执行单位在项目实施结束后，应当及时向本会秘书处提交《项目验收申请书》（附件4），包括《项目结项报告》及项目开展中取得成果的支撑材料。

本会秘书处财务、项目、综合等部门对《项目结项报告》等结项材料进行联合审核并出具结项验收意见后，由项目部起草报文并附结项材料提交本会决策层审批。审批通过后，项目部起草《项目结项通知书》（附件5）并履行审批流程；项目执行单位开具尾款捐赠票据，项目部根据《资助协议》及捐赠票据等文件填写《报账清单》,履行财务报账手续，支付资助项目尾款并出具《项目结项通知书》。

如因特殊原因无法按照《项目申请书》和《资助协议》约定时间完成项目，项目执行单位应当提前与本会秘书处沟通，说明具体原因及延期需求，并提交项目延期申请，由项目部起草报文提交本会决策层审批后，出具《项目延期通知书》（附件6）。

项目结项过程中，项目执行单位应当配合本会秘书处做好项目实施过程形成的文档与音像资料等结项材料的提交与存档工作，必要时还应当提供财务收支明细账等，并配合做好项目绩效评估、审计和信息披露等工作。

四、其他事项

本会在开展资助项目管理中出现本指南未尽的情况，按照国家法律法规和本会有关制度执行。本会委托项目管理在考虑委托服务实际情况的前提下，可参考本指南执行。

本指南于2025年6月12日经第一届二十六次理事长办公会审议通过，自通过之日起生效，由本会秘书处负责解释。

附件1 北京国家图书馆事业发展基金会项目申请书

附件2 资助协议

附件3 XX项目资助通知书

附件4 项目验收申请书

附件5 XX项目结项通知书

附件6 XX项目延期通知书