第一章  总  则

第一条  为规范北京国家图书馆事业发展基金会（以下简称“本会”）档案管理工作，确保档案的完整性、安全性及有效利用，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》等法律法规及本会章程，结合本会实际情况，制定本办法。

第二条  本会档案工作坚持统一管理、分工负责的原则。本会秘书处负责档案的统一管理，各相关部门负责各自业务工作中形成的文件材料的收集、整理、归档，并支持、配合做好档案管理工作。

第三条  本会档案管理人员负责接收档案资料，并做好档案资料的立卷、归档、保管、查阅和销毁等具体管理工作，确保档案资料妥善保管、有序存放、方便查阅。日常工作档案做到及时归档，项目档案应当于项目完结后及时归档。

第二章  归档范围及要求

第四条  凡是反映本会工作活动、具有参考利用和保存价值的各种门类和载体的文件资料，均应当及时归档。

第五条  凡属归档范围的文件材料，应当按规定收集齐全，认真整理，按时向档案管理人员移交。各项业务工作中形成的文件材料的归档率、完整率应当达到100％，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

第六条  归档的文件材料应当齐全完整，归档文件应当按照自然形成、保持历史联系的原则依序排列，并符合长期保管的质量要求。

第七条  本会应当同步建立纸质档案和电子档案，电子文件与纸质文件保持一致并同步存档，做好档案的备份存储工作。

第八条  本会严格归档手续，归档时应当拟制移交清单一式二份，档案交接时双方据实查验清点档案，并做好签名交接。

第三章  档案的保管、移交、销毁

第九条  档案保管应当配置安全防范设施，加强防火、防盗、防潮、防尘、防虫等工作，保证档案的完好与安全。定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。

第十条  档案不得借出，如有特殊需要，经本会秘书长批准，由本会档案管理人员陪同并办理登记手续，可以提供查阅、摘抄、复印。查阅档案时，严禁在档案上作涂改、圈划、抽换、批注、污损和折皱。

第十一条  档案移交、销毁按有关法律法规规定执行。

第四章  附  则

第十二条  本办法于2025年6月16日经第一届十九次理事会审议通过，自通过之日起生效。

第十三条  本办法由本会秘书处负责解释。