第一章  总  则

第一条  为规范北京国家图书馆事业发展基金会（以下简称“本会”）印章及证书使用和管理，确保印章及证书使用安全，根据本会章程，制定本办法。

第二条  本办法所指印章包括本会公章、法定代表人印章、财务专用章、银行预留印鉴、发票专用章、合同专用章和秘书处章，证书包括本会法人登记证书正副本、开户许可证。

第三条  印章及证书使用应当坚持“权责统一、审慎使用、严格管理、规范操作”原则，严格按照有关权限及流程履行审批手续。

第二章  印章及证书管理

第四条  印章及证书保管应当落实不相容岗位分离原则，做到专人负责、专柜保存。

第五条  印章及证书管理人员应当严格按照本办法规定使用印章及证书，不得超出范围使用，保证使用安全。

第六条  印章及证书管理人员应当建立印章及证书使用登记表履行有关手续。

第三章  印章及证书使用

第七条  使用本会公章、合同专用章、秘书处章及证书时，申请人应当准确填写审批单，由部门负责人审核，经秘书长批准后使用；经OA或手签流程审批通过的各类文书需要用印时，一般可以直接使用。

第八条  法定代表人印章根据理事长委托授权范围使用。

第九条  财务专用章、银行预留印鉴、发票专用章由财务管理部门有关负责人员根据工作需要使用。

第十条  使用印章前要仔细审阅文书内容，审查材料是否齐全。对于不符合要求的，待手续完备后方可用印。严禁在空白的介绍信、证件、奖状、证书及纸张等材料上用印。

第十一条  遇有紧急情况需立即使用印章或证书，应当按照审批权限及流程口头请示相应人员同意后先行办理，事后及时补办相关手续。

第十二条  印章及证书原则上不能携带出单位使用，特殊情况需外带使用时，应当准确填写审批单，由秘书长批准后方可带出使用。使用完毕后，印章及证书保管人员应当立即收回并做好备案登记。

第十三条  本会法人登记证书复印件需加盖公章时，应当写明限制用途及注明时间，由秘书长审批同意后使用。

第十四条  出具因公证明（委托）时，应当写明对方单位名称、具体事务、证明人（受托人）姓名和身份证号码、有效期限，由秘书长审批同意后使用。出具因私证明时，被证明人应当提交相关声明文件，由秘书长审批同意后使用。

第十五条  所有已盖章的文件、协议、证书等材料，由综合管理部门留档备查。

第四章  附  则

第十六条  本办法于2025年6月16日经第一届十九次理事会审议通过，自通过之日起生效。

第十七条  本办法由本会秘书处负责解释。