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                                                          国家数字图书馆工程项目管理条例

                                                                第一章    总则
第一条    为加强国家数字图书馆工程建设项目的管理,提高效率,保障工程建设的科学性、规范性与制度化,特制订本管理条例;

第二条    本条例适用于国家数字图书馆工程所有建设项目。

                                                                第二章    管理机制与职责
第三条    国家数字图书馆工程(以下简称“工程”)受“文化部重点基建工程领导小组”(以下简称“文化部领导小组”)和“国家图书馆二期工程暨国家数字图书馆工程领导小组”(以下简称“领导小组”)的领导;国家数字图书馆工程专家咨询委员会是工程的咨询机构,对领导小组负责;工程的具体组织实施工作由国家图书馆数字图书馆管理处(以下简称“管理处”)负责;

第四条    在管理处下吸纳各有关部门相关人员,成立项目管理组和项目协调组作为工程项目管理的常设机构,管理组主要负责行政管理事宜,协调组主要负责技术管理事宜;在项目协调组下根据工程建设需求及实际进展情况设立若干子项目组,对管理处负责,具体组织落实项目建设的所有相关事宜。子项目组的产生办法见第三章的相关条款;

第五条    项目管理组负责制订工程管理的有关规章制度、负责所有子项目的招投标工作、合同签订的具体工作、文件归档与查阅工作、子项目收尾交接工作、全程跟踪管理各子项目的进展情况,负责与各子项目组的文档交接工作、组织落实项目经理的培训工作、负责工程购进设备的管理工作等;

第六条    项目协调组主要负责对子项目的设立与资金预算提出建议、建议子项目组组长人选、负责国家数字图书馆工程项目建设总体规划、明确子项目建设任务、负责各子项目之间的协调、审核子项目组的工作内容及经费预算、审核子项目需求报告、监督检查子项目进展程度及项目验收、评估审查子项目组提交的有关文档、对子项目的推动提供技术支持等;

第七条    子项目组采取组长负责制,负责推动子项目的具体实施,具体工作内容包括:明确子项目目标、制订子项目需求报告、寻求项目合作伙伴、监督项目合作方执行合同、负责建立项目管理文档、主持子项目测试验收等;

                                                                第三章    子项目组的产生方式
第八条    根据具体情况,子项目组将以指派和建议两种方式产生;

第九条    指派:领导小组根据工程建设需要,直接确定子项目,并成立相应的子项目组;

第十条    建议:由项目协调组根据工程建设需求及实际进展情况提出立项建议,同时就子项目组组长人选提出建议,经数字图书馆管理处审批后,报国家图书馆二期工程暨国家数字图书馆工程领导小组批准,成立相应的子项目组;

                                                                第四章    招投标工作
第十一条    领导小组根据《中华人民共和国招投标法》和《中华人民共和国政府采购法》的规定,确定有资质的招标代理公司进行招投标组织工作;

第十二条    各子项目将主要采取公开招标的方式进行,执行过程须严格遵守《国家数字图书馆工程招标管理办法》和《国家图书馆二期工程暨国家数字图书馆工程关于招投标纪律的规定》;

第十三条    各子项目组根据本项目特点,提出投标单位资质要求和需求设计报告,经项目协调组审核后,由管理处及领导小组审批,作为招标文件的组成部分;

第十四条    项目管理组受管理处委托,参与项目招投标的有关工作。管理处需将招标结果及时上报文化部重点基建工程领导小组办公室备案;

第十五条    监察审计处代表馆方监督招投标工作;

                                                                第五章    项目检查与验收
第十六条    各子项目组须根据《国家数字图书馆工程项目工作流程》的规定,组织项目检查与验收工作;

第十七条    子项目组应督促中标单位按照我方需求和合同要求,按期执行合同,并进行必要的管理与控制。在此过程中,子项目组应按月向项目协调组汇报项目进展情况,接受项目管理组的阶段性检查,并向项目联络员提供所需要的文档;

第十八条    系统正式运行后,子项目组需提交项目总结报告,经项目协调组审核后,上报管理处与领导小组,并报项目管理组备案;

第十九条    系统正式运行后,子项目组应按《国家数字图书馆工程项目工作流程》的规定,与项目管理组办理交接手续;

                                                                第六章    项目文档管理
第二十条    子项目建设过程中产生的所有文档在项目结束后,须按照《国家数字图书馆工程项目工作流程》的规定,移交项目管理组备案;产生与备案须遵守《国家数字图书馆工程文档管理规定》;

第二十二条    需审批的文档应按照《国家数字图书馆工程项目工作流程》的规定完成审批;

                                                                第七章    经费与设备管理
第二十三条    经费管理执行《国家数字图书馆二期工程暨国家数字图书馆工程财务管理办法》的有关规定;

第二十四条    各子项目经费由数字图书馆管理处统一管理;

第二十五条    子项目经费一般不予追加,并不设不可预见费。由于不可控的因素造成的经费欠缺,明显影响项目完成的,由子项目组提出申请,经项目协调组审核后,报管理处与领导小组批准,可适当追加项目经费,额度一般不超过原定经费的5%;

第二十六条    追加经费超出合同规定的金额,原则上应当签订补充协议;标的在一万元以下(不含一万元)的,可据其重要程度适当简化签约手续;

第二十七条    工程项目中采购而来的设备,其管理应遵守《国家数字图书馆工程设备管理办法》的规定;

                                                                第八章    培训与交流
第二十八条    项目管理组应视需要组织项目管理知识培训和交流班,以增进组间沟通和经验共享;对于未参加过项目管理培训的新增项目组组长,项目管理组负责提供有关学习资料进行自学,并视情况进行集中培训;

第二十九条    项目协调组与项目管理组每月组织一次状态审查会,召集协调组成员及各子项目组负责人就各子项目进展进行汇报交流,集中解决项目进行中的问题;

第三十条     如有必要,项目管理组与项目协调组有关人员可列席子项目组工作会议;

                                                                第九章    附则
第三十一条    本条例自国家图书馆二期工程暨国家数字图书馆工程领导小组批准之日起实施。

第三十二条    本条例由国家图书馆数字图书馆管理处负责修订和解释。
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