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                                            国家数字图书馆工程文档管理办法

                                                             第一章   总则
第一条   为提高国家数字图书馆工程项目管理水平,促进项目管理的科学化、和规范化,确保工程档案的完整性与规范性,根据《国家数字图书馆工程项目工作流程》,制定本办法;

第二条   本办法适用于国家数字图书馆工程各子项目的文档管理,是规范国家数字图书馆工程项目管理行为、明确项目存档文档的操作流程和操作归程的基本依据;

第三条   国家数字图书馆工程项目管理文档书写规范,除应遵循本办法的规定外,还应符合国家法律、行政性法规及有关强制性标准和行业标准的规定;

                                                                       第二章   项目文档管理
第四条   各子项目组须指派专人负责建立、维护、交接项目进程中产生的各类文档,确保文档的完整性和准确性;

第五条   各项目组建立的文档应符合本办法规定的各类规范,需报批的文档应按有关规定完成报批手续;

第六条   项目管理组应指派专人负责所有项目文档的管理、归档、文档查阅等工作;

第七条   项目管理组应为每一个子项目指派专门的项目联络员,指导、监督与审核子项目文档的建立工作,并负责与子项目组的文档交接工作;

第八条   子项目组如需查阅本组归档文件,需由子项目组组长签字同意;如需查阅其它项目组归档文件,需由项目管理组组长签字同意;任何人如需查阅已经归档的保密文件,均需数字图书馆管理处处长签字同意后,方可办理查阅手续;

                                                                       第三章   项目文档内容
第九条    各子项目组应按照《国家数字图书馆工程项目工作流程》的规定,在不同的工作阶段准备不同的文档,并履行必要的审批手续后,报项目管理组备案;

第十条    项目文档的内容应体现国家图书馆数字图书馆管理处(以下简称“管理处”)和子项目层参与的项目管理全过程;

第十一条    项目文档管理的每一过程,都应体现项目的计划、实施、检查、处理的持续改进过程;

第十二条    项目文档管理的内容包括:需求文档、阶段目标文档、项目进度控制文档、测试报告文档、项目质量控制文档、项目安全文档、项目技术文档,项目合同文档,项目现场文档,项目竣工验收文档、项目考核评价文档,专家评审意见文档、项目交接手续文档、项目变更文档,以及需要存档的其它文档。

                                                                       第四章    项目文档交接
第十三条    凡项目进行过程中产生的签字、盖章、领导审批的文件,《国家数字图书馆工程项目工作流程》中规定的文件,以及对本项目非常重要需要存档备查的文件均为必须提交项目管理组存档的文件;

第十四条    各子项目组须同时向项目管理组提交电子版文档与纸本式文档,电子版文档应为文本型文件,纸本式文档应为原件,除签字盖章部分的内容外,电子版文档内容须与纸本式文档内容完全相同;

第十五条    各子项目组应指定专门文档管理人员,负责与项目管理组指定的项目联络员完成项目进行中的文档交接工作;

第十六条
    负责交接的双方须在《国家数字图书馆工程项目文档交接单》上签字,交接单一式两联,双方各执一联备查。交接单样式见附件一;

第十七条    子项目结束后的交接工作由项目管理组负责人与子项目组负责人负责;

                                                                       第五章    项目文档规范
第十八条    纸本式文档封面应注明项目名称、项目编号、文档名称、文档状态、版本号、审批人、编制日期等信息。封面样式见附件二;

第十九条    文档状态包括:征求意见、初稿、专家论证稿、通过审批等;同一项目文档的不同版本编号应统一而连续;

第二十条    电子版文档命名规则为:子项目编号_文档名称(V版本号),例如A001_项目登记表(V1.0);

第二十一条    纸本式文档一律采用A4纸装订成册,电子版文档一律采用Word格式;

第二十二条    文档内容编制规范:
              1、文档题目采用黑体二号字,居中;
              2、正文采用仿宋三号字,行距27磅;或采用宋体小四号字,1.5倍行距;
              3、正文标题采用黑体三号字,编号顺序为:1、1.1、1.1.1……

第二十三条    各类文档编制规范见附件三至十二,有国家标准或行业标准的,优先采用相应标准,附件中未涵盖的文档格式参照类似文档规范执行;

                                                                       第六章    附则

第二十四条    本办法自国家图书馆二期工程暨国家数字图书馆工程领导小组批准之日起实施;

第二十五条    本办法由国家图书馆数字图书馆管理处负责修订和解释。

附件一
国家数字图书馆工程项目文档交接单
项目名称   项目编号  
 文档清单:
编号 文档名称 文档版本 文档形式
纸本 电子
 
         
         
         
         
交接人   交接日期  
管理组联络员   管理组归档人  


附件二
纸本式文档封面样式
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